Documento de control electrónico: ¿Qué cambia para los transportistas a partir del 5 de octubre de 2026?

El 5 de octubre de 2026 marcará un cambio importante en la documentación que acompaña a los transportes de mercancías por carretera en España. A partir de esa fecha, el Documento de Control Administrativo (DeCA) deberá ser necesariamente digital en el transporte público interior de mercancías por carretera. La obligación deriva de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, y ha sido desarrollada técnicamente por la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.

El cambio no supone crear un nuevo documento con nuevas obligaciones de información. El DeCA es la versión digital del documento de control administrativo que ya exige la normativa de transporte. Lo que cambia fundamentalmente es la forma de generarlo, conservarlo y ponerlo a disposición de los servicios de inspección.

Para los autónomos y pequeñas empresas de transporte, la principal consecuencia práctica será tener un sistema que permita generar el documento antes de comenzar el servicio, conservarlo durante el periodo exigido y facilitar al conductor una copia electrónica o impresa con el correspondiente código QR.

¿Quién está obligado a utilizar el DeCA?

La obligación afecta al transporte público interior de mercancías por carretera, es decir, a los transportes cuyo origen y destino se encuentran en España, con las particularidades previstas legalmente.

También están incluidos los transportes de cabotaje realizados en territorio español. Por el contrario, los transportes internacionales que atraviesan España se rigen por los documentos de control establecidos en los correspondientes convenios internacionales y quedan fuera de esta obligación específica de digitalización.

El documento de control debe formalizarse, con carácter general, por cada envío en el que se materialice un contrato de transporte público de mercancías.

Existen, no obstante, determinadas operaciones excluidas del documento de control, entre ellas los transportes que no requieren autorización previa, las mudanzas, determinados transportes de vehículos accidentados o averiados y determinados servicios de paquetería y reparto de envíos de reducido número de bultos que puedan ser manipulados por una persona sin ayuda adicional.

Además, una carta de porte u otra documentación de transporte puede servir como documento de control siempre que incluya todos los datos exigidos por la Orden FOM/2861/2012.

¿Qué datos debe contener el documento de control?

El contenido básico del documento no cambia con la digitalización. El DeCA debe incluir, como mínimo:

• Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
• Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y destino del envío.
• Naturaleza y peso de la mercancía.
• Identificación de la autorización especial de circulación cuando sea necesaria.
• Fecha de realización del transporte.
• Matrícula del vehículo utilizado. Si se trata de un conjunto articulado, deben figurar tanto la matrícula del tractor como la del semirremolque o remolque.
• Observaciones, reservas u otras indicaciones cuando las partes decidan incorporarlas.

La normativa permite que el documento tenga el formato que resulte más conveniente. Incluso pueden utilizarse determinados formatos de otros documentos de transporte, siempre que incorporen todos los datos exigidos y diferencien expresamente al cargador contractual del transportista efectivo.

¿Quién debe generar el DeCA?

La obligación de documentar los envíos corresponde a dos figuras:

El cargador contractual, que es quien contrata directamente con el transportista efectivo, y el transportista efectivo, es decir, quien realiza materialmente el transporte al amparo de su autorización.

La normativa también reparte las responsabilidades sobre los datos. Desde la modificación introducida por la Orden TRM/282/2026, el cargador contractual responde de la exactitud o ausencia de los datos relativos a las partes, origen y destino y mercancía, mientras que el transportista efectivo responde de los datos relacionados con la autorización especial, la fecha y el vehículo.

Esto es especialmente relevante para un autónomo: no debe asumir automáticamente la responsabilidad por todos los datos que figuran en el documento si él no es quien los aporta.

El DeCA debe estar creado antes de iniciar el transporte

El sistema informático utilizado debe transformar los datos conocidos en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio. Además, la aplicación debe registrar la fecha y hora de creación del documento y también las modificaciones que se produzcan posteriormente.

Esto significa que no será suficiente con elaborar el documento cuando el camión ya esté circulando y se produzca una inspección.

¿Se puede modificar durante el viaje?

Sí, pero no mediante anotaciones manuscritas sobre una copia.

Si durante el transporte es necesario modificar los datos, existen dos posibilidades:

• Modificar el PDF existente, incorporando los nuevos datos y el motivo del cambio y conservando los datos anteriores para garantizar la trazabilidad.
• Generar un nuevo PDF con todos los datos actualizados, conservando el documento original.

En ambos casos, el nuevo documento o el documento modificado debe hacerse llegar al conductor.

¿Cómo será el documento electrónico?

El DeCA deberá generarse como un PDF nativo digital, con un tamaño máximo de 5 MB.

No será válido escanear un documento de papel y convertirlo en PDF: el fichero debe generarse directamente a partir de los datos estructurados de la aplicación informática.

Además, el PDF deberá incorporar un código QR que conduzca a una dirección web única y específica del documento.

La URL deberá utilizar una conexión segura HTTPS y permitir que los agentes autorizados puedan descargar directamente el PDF. No será válida una dirección que obligue al inspector a introducir credenciales, identificarse en una página web o realizar pasos adicionales para obtener el documento.

¿El conductor tendrá que llevar el documento en el móvil?

No necesariamente. Esta es una de las cuestiones más importantes para los autónomos: el conductor puede llevar una copia electrónica en un dispositivo móvil o una copia impresa en papel.

Pero en ambos casos deberá aparecer el código QR que identifica y permite acceder al DeCA. El conductor también podrá llevar únicamente el código QR como fichero independiente.

Por tanto, la entrada en vigor de la digitalización no significa que desaparezca completamente el papel de la cabina.

Lo que desaparece es el papel como soporte original del documento de control. La copia impresa que pueda llevar el conductor será una representación del documento electrónico.

Importante: las anotaciones a mano dejan de servir

Si el conductor lleva una copia impresa, las anotaciones manuscritas realizadas sobre ella no tendrán validez para modificar el DeCA. Cualquier modificación deberá realizarse mediante el procedimiento electrónico previsto en la resolución y hacerse llegar posteriormente al conductor.

¿Cómo funcionará una inspección en carretera?

El procedimiento pretende simplificar el trabajo tanto del transportista como de los agentes.

Cuando los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre o los agentes encargados de la vigilancia soliciten el documento, el conductor deberá mostrar:

• El DeCA con su código QR; o
• En su defecto, únicamente el código QR.

El agente podrá utilizar el código para acceder directamente al PDF almacenado en el repositorio correspondiente y descargarlo. La URL debe estar disponible durante todo el servicio. Una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del transporte, puede desactivarse la descarga mediante esa dirección.

Esto supone que el autónomo debe asegurarse de que el sistema utilizado funciona correctamente y de que el enlace asociado al QR permite acceder al documento cuando se realiza una inspección.

¿Quién puede consultar el DeCA?

El documento debe almacenarse en un repositorio que garantice su disponibilidad para las inspecciones en carretera.

La normativa exige que durante el servicio puedan acceder a él los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre y los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera. La URL debe permitir la descarga directa del PDF sin necesidad de autenticación.

Además, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar los documentos electrónicos generados durante al menos un año. Cada uno puede disponer de su propio repositorio, siempre que el otro pueda descargar los documentos durante ese periodo.

¿Qué ocurre si se utiliza una carta de porte?

La digitalización del documento de control no obliga necesariamente a utilizar un modelo específico denominado "DeCA". La normativa permite emplear una carta de porte u otros documentos de transporte como documento de control siempre que contengan todos los datos exigidos por la Orden FOM/2861/2012. La propia resolución contempla, entre otros, formatos relacionados con cartas de porte, ADR, documentos de identificación de residuos o documentación SANDACH.

Existe además una posibilidad de utilizar los sistemas previstos en el Reglamento eFTI sobre información electrónica relativa al transporte de mercancías. Cuando los datos requeridos se gestionen y presenten conforme al esquema eFTI y su normativa de desarrollo, no será necesario presentar el DeCA en el formato específico descrito en la resolución.

¿Habrá que firmar electrónicamente el documento?

No con carácter general.

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece expresamente que la firma del documento de control no es obligatoria para que el DeCA sea válido.

La firma electrónica avanzada será necesaria cuando, por las características del servicio o por la normativa aplicable, el documento se utilice además con una finalidad contractual y deba incorporar firmas.

Por tanto, un autónomo no necesita necesariamente disponer de una firma electrónica para cada DeCA.

¿Qué sanciones puede haber?

La obligación de disponer de documentación de control no es nueva y su incumplimiento ya está contemplado en el régimen sancionador de la LOTT.

La carencia, falta de datos esenciales o falta de diligenciado de la documentación de control, así como su ocultación, falta de conservación o demora injustificada en su comunicación a la Administración, constituye una infracción grave. También se considera infracción que la empresa no vele por que sus conductores dispongan de la documentación obligatoria en los controles en carretera.

Estas infracciones están encuadradas en el artículo 141.17 de la LOTT y en el artículo 198.21 del ROTT. La horquilla sancionadora prevista para las infracciones graves del artículo 198 que incluye este supuesto es de 401 a 600 euros.

Por tanto, el riesgo para el transportista no deriva únicamente de no tener instalada una aplicación. El problema se produce cuando no se dispone del documento obligatorio, faltan datos esenciales, no se conserva o no puede ponerse a disposición de la Inspección en las condiciones establecidas.

¿Qué tiene que hacer un autónomo que trabaja solo?

Para un transportista autónomo, la entrada en vigor del DeCA supone fundamentalmente adaptar la forma de preparar la documentación de cada servicio.

Antes del 5 de octubre debería comprobar los siguientes puntos:

1. Elegir cómo va a generar los DeCA.
Puede utilizar una aplicación informática propia, de un proveedor externo o un sistema que integre la documentación de transporte que ya utiliza, siempre que cumpla las características establecidas por la resolución.

2. Comprobar que el sistema genera el documento antes de iniciar el servicio.
La fecha y hora de creación quedan registradas.

3. Asegurarse de que el PDF es nativo digital y contiene el QR.
Un simple escaneo de un documento de papel no será válido.

4. Tener una copia disponible para el conductor.
Puede ser en el teléfono, tableta u otro dispositivo, o una copia impresa.

5. Comprobar que el QR funciona.
La dirección asociada debe permitir acceder directamente al PDF durante el servicio.

6. Establecer un procedimiento para modificar los documentos.
No se deben hacer cambios a mano en las copias impresas.

7. Conservar los documentos durante al menos un año.

8. Coordinarse con el cargador contractual.
Hay que determinar quién aporta y comprueba los diferentes datos del documento, teniendo en cuenta el reparto de responsabilidades establecido por la normativa.