Así será el nuevo documento digital obligatorio para el transporte de mercancías y viajeros

El Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible ha dado un nuevo paso en la digitalización del transporte por carretera con la aprobación de una resolución que establece los requisitos técnicos que deberán cumplir los documentos electrónicos de control administrativo tanto en el transporte de mercancías como en el de viajeros.

La medida permitirá al sector adaptarse a la obligación de utilizar exclusivamente formatos digitales a partir del próximo 5 de octubre de 2026, fecha fijada por la Ley de Movilidad Sostenible para sustituir los tradicionales documentos en papel por sistemas electrónicos.

La resolución, publicada por la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, define el funcionamiento de los nuevos Documentos Electrónicos de Control Administrativo (DeCA), que deberán estar disponibles durante los servicios de transporte y accesibles para los agentes encargados de la inspección y vigilancia en carretera.

Fin del papel en los transportes nacionales

La digitalización será obligatoria para los transportes interiores de mercancías y viajeros cuyo origen y destino se encuentren dentro del territorio español. También afectará a las operaciones de cabotaje realizadas en España por empresas extranjeras.

Por el contrario, los transportes internacionales quedarán fuera de esta obligación, al estar sujetos a otros marcos normativos y a los procesos de digitalización impulsados desde la Unión Europea.

La nueva normativa supone uno de los principales cambios administrativos para el sector en los últimos años y forma parte de la estrategia del Ministerio para reducir cargas burocráticas, mejorar la trazabilidad de las operaciones y avanzar hacia una gestión más eficiente del transporte.

Cómo funcionará el nuevo documento electrónico

Las empresas deberán generar el documento digital mediante aplicaciones informáticas capaces de transformar la información del servicio en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del transporte.

En el caso del transporte de mercancías, el DeCA deberá generarse en formato PDF a partir de datos estructurados y no podrá obtenerse mediante el simple escaneo de documentos en papel.

Cada documento incorporará un código QR que contendrá una dirección web única desde la que podrá descargarse el fichero almacenado en un repositorio electrónico.

Durante las inspecciones en carretera, el conductor deberá mostrar el documento digital o, al menos, el código QR correspondiente para que los agentes puedan acceder directamente al archivo.

La resolución también contempla la posibilidad de actualizar la información durante el servicio. En esos casos, las empresas podrán generar un nuevo documento o modificar el existente, dejando constancia de los cambios realizados.

Adaptación progresiva del sector

Desde Transportes destacan que el desarrollo de esta regulación se ha llevado a cabo en colaboración con asociaciones y representantes del sector, con el objetivo de facilitar una implantación gradual y compatible con la realidad operativa de las empresas.

La Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril ha anunciado además la celebración de jornadas informativas gratuitas para explicar los procedimientos y resolver dudas sobre la transición al nuevo modelo digital.

La Administración considera que esta primera fase, basada en el intercambio de documentos PDF y códigos QR, permitirá abandonar definitivamente los procesos basados en papel y sentar las bases para una digitalización más avanzada en los próximos años.

Impacto para transportistas y operadores

La entrada en vigor de la digitalización obligatoria exigirá a transportistas, operadores logísticos y empresas de transporte de viajeros revisar sus sistemas de gestión documental y garantizar que disponen de herramientas capaces de generar, almacenar y compartir los nuevos documentos electrónicos.

Aunque la adaptación tecnológica supondrá un esfuerzo inicial para parte del sector, especialmente para pequeñas empresas y autónomos, la Administración defiende que el nuevo modelo reducirá trámites, agilizará los controles y mejorará la eficiencia operativa a medio plazo.

Con esta medida, el transporte por carretera español acelera su transición hacia un entorno documental completamente digital y se prepara para los futuros estándares europeos de intercambio de información.

Preparando el salto al modelo europeo eFTI

Más allá de la obligación que entrará en vigor en octubre, la digitalización del documento de control se enmarca en un proceso más amplio de transformación tecnológica impulsado desde Bruselas.

En este sentido, el nuevo sistema servirá como paso previo a la implantación del Reglamento eFTI (Electronic Freight Transport Information), que establece un modelo de intercambio de información basado directamente en datos digitales y no en documentos.

Aunque el uso de eFTI será voluntario para las empresas, las autoridades de los Estados miembros estarán obligadas a aceptar este formato a partir de julio de 2027.

Para el sector, esta evolución supondrá una mayor automatización de los procesos administrativos, una reducción de errores documentales y una mejora de la interoperabilidad entre empresas, cargadores y administraciones.