VeriFactu 2027: quién está obligado y cuándo entra en vigor

Las sociedades deberán tener adaptados sus sistemas de facturación antes del 1 de enero de 2027 y los autónomos y demás contribuyentes afectados antes del 1 de julio de 2027. El tamaño de la empresa o el sector no determinan la obligación: lo decisivo es quién factura, cómo tributa y si utiliza un sistema informático de facturación.

La llegada de VeriFactu en 2027 sigue generando dudas entre empresas, autónomos y profesionales. Una de las principales confusiones procede del propio término: la obligación no consiste únicamente en utilizar el sistema de emisión de facturas verificables de la Agencia Tributaria, sino en adaptar los sistemas informáticos de facturación (SIF) a los requisitos establecidos por el Real Decreto 1007/2023 y su normativa de desarrollo.

¿Sociedad o autónomo?

El calendario actualmente vigente fija dos fechas. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, mientras que el resto de obligados incluidos en el reglamento —entre ellos, los autónomos que desarrollen actividades económicas— deberán tenerlos operativos antes del 1 de julio de 2027.

¿A quién afecta VeriFactu?

El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación se aplica, entre otros, a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, a las personas físicas que desarrollen actividades económicas y a determinados contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes y entidades en régimen de atribución de rentas, siempre que utilicen sistemas informáticos de facturación.

Esto significa que no existe un umbral de tamaño, facturación, número de trabajadores o sector de actividad que determine por sí solo la obligación.

Una pequeña sociedad limitada puede estar obligada exactamente igual que una empresa mucho mayor. Del mismo modo, un autónomo que emita sus facturas mediante un sistema informático tendrá que adaptar dicho sistema aunque facture un volumen reducido.

-Una sociedad limitada

Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027. La obligación no depende del número de empleados ni del volumen de negocio.

-Un autónomo o profesional

Los autónomos y profesionales que desarrollen una actividad económica y utilicen un sistema informático de facturación deberán tenerlo operativo y adaptado antes del 1 de julio de 2027. La fecha tampoco depende de que emitan pocas o muchas facturas.

-Un comercio que utiliza un TPV

Las facturas simplificadas también están incluidas en el ámbito del reglamento. Por tanto, el uso de un TPV u otro sistema informático para emitirlas puede hacer que el establecimiento quede sujeto a los requisitos del SIF. El reglamento considera factura tanto la completa como la simplificada.

-Un negocio que vende por internet

Si la actividad utiliza un programa o plataforma que interviene en el proceso de facturación, habrá que determinar si ese sistema tiene la consideración de SIF. No basta con saber que la factura se genera de forma electrónica: lo relevante es qué funciones realiza el sistema y cómo interviene en el proceso de facturación.

-Si la asesoría lleva la facturación

Que una gestoría o asesoría realice materialmente la facturación no elimina la obligación del empresario o profesional. La propia AEAT recuerda que la delegación de determinadas tareas no exime al obligado a expedir las facturas de su responsabilidad sobre el cumplimiento de la normativa.

¿Qué ocurre si se utiliza Excel para hacer las facturas?

Aquí existe una de las principales diferencias respecto a muchas explicaciones que circulan sobre VeriFactu.

Utilizar Excel no significa automáticamente estar obligado a adaptar la hoja de cálculo como SIF.

La AEAT señala que el reglamento no resulta aplicable si Excel, Numbers, Word u otros programas similares se utilizan exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedirlas o imprimirlas y conservar la información.

La situación cambia cuando la hoja de cálculo se utiliza para procesar la información y generar directamente libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad u otros resultados destinados al cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias. En ese caso sí puede considerarse un sistema informático de facturación.

¿Quién queda fuera de VeriFactu?

Hay varios supuestos de exclusión que conviene conocer.

La exclusión del Suministro Inmediato de Información (SII) es especialmente relevante. El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación no se aplica a quienes llevan los libros registro del IVA a través de la sede electrónica de la AEAT, tanto si están obligados al SII como si se han incorporado voluntariamente.

El SII afecta, entre otros, a las grandes empresas con un volumen de operaciones superior a 6 millones de euros, a los grupos de IVA y a determinados sujetos inscritos en el REDEME.

En estos casos, SII y RRSIF son sistemas diferenciados y excluyentes. Una empresa que esté efectivamente sometida al SII no tiene que aplicar los requisitos del Real Decreto 1007/2023 a sus facturas por el mero hecho de utilizar un sistema informático.

País Vasco y Navarra tienen su propia regulación

El Real Decreto 1007/2023 se aplica en territorio común y respeta los regímenes tributarios forales.

Por tanto, las empresas y profesionales con domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra no deben trasladar automáticamente el calendario estatal de VeriFactu a su situación. En estos territorios existen sistemas y obligaciones propios, entre ellos TicketBAI en el ámbito foral vasco. El propio Real Decreto establece expresamente esta diferenciación territorial.

¿Qué tiene que hacer realmente el programa de facturación?

Aquí también conviene evitar una simplificación habitual: cumplir VeriFactu no significa necesariamente que el programa tenga que enviar cada registro a la AEAT.

El reglamento contempla dos posibilidades:

• utilizar un sistema VERI*FACTU, que remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria;
• utilizar un sistema NO VERI*FACTU, que no realiza esa remisión automática pero debe cumplir el conjunto de requisitos técnicos adicionales previstos en la normativa.

Todos los SIF incluidos en el ámbito de la norma deben garantizar, entre otros aspectos, la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

En la modalidad VERIFACTU, el sistema remite los registros a la AEAT y obtiene determinadas ventajas en materia de requisitos técnicos. En la modalidad NO VERIFACTU existen exigencias adicionales, como el registro de determinados eventos del sistema.

El código QR será obligatorio en las facturas afectadas

Las facturas completas y simplificadas expedidas mediante sistemas informáticos incluidos en el reglamento deberán incorporar un código QR conforme a las especificaciones establecidas.

La mención «VERI*FACTU» —o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT»— se incorpora cuando el sistema funciona en la modalidad de remisión de los registros a la Agencia Tributaria.

Por el contrario, los contribuyentes sometidos al SII quedan fuera de estos requisitos específicos del Real Decreto 1007/2023.

Los fabricantes ya tienen que cumplir

El calendario para los usuarios no debe confundirse con el de los fabricantes y comercializadores de software.

La normativa fijó para estos últimos la obligación de ofrecer sus productos adaptados en el plazo establecido a partir de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla las especificaciones técnicas. La Orden HAC/1177/2024 entró en vigor el 29 de octubre de 2024 y el plazo de nueve meses llevó el cumplimiento de los productos nuevos al 29 de julio de 2025.

Además, los sistemas informáticos de facturación deben contar con una declaración responsable de cumplimiento. La AEAT confirma que esta obligación afecta a los fabricantes de SIF y que la certificación mediante declaración responsable forma parte del sistema previsto por el reglamento.

Por eso, antes de contratar o renovar un programa de facturación, es recomendable solicitar al proveedor información sobre su adaptación al RRSIF y sobre la correspondiente declaración responsable.