Documento de Control Electrónico (DECA): detectadas ofertas abusivas con diferencias de hasta el 1.000% en las soluciones disponibles

La entrada en vigor obligatoria del Documento Electrónico de Control Administrativo (DECA) el próximo 5 de octubre está impulsando la aparición de numerosas soluciones tecnológicas dirigidas a transportistas y empresas del sector. Sin embargo, un análisis de las ofertas disponibles, llevado a cabo por Fenadismer, pone de manifiesto importantes diferencias de precio entre servicios que ofrecen prestaciones similares.

En el caso de las soluciones más básicas, las diferencias de tarifas pueden alcanzar hasta el 1.000%, con opciones disponibles desde aproximadamente 5 euros al mes. Ante esta disparidad, se recomienda a las empresas de transporte que comparen las condiciones de los distintos servicios antes de contratar una herramienta específica para cumplir con la nueva obligación.

Además del precio, otro de los aspectos que deberán tener en cuenta los transportistas es que la solución utilizada cumpla todos los requisitos establecidos por la normativa. Algunas de las herramientas analizadas no incluirían todos los datos obligatorios o presentarían formatos que no se ajustan completamente a las exigencias legales, lo que podría generar problemas en caso de inspección.

Documento generado originalmente en formato electrónico

Una de las principales novedades que introduce el DECA es que, a partir del 5 de octubre, no será suficiente con digitalizar un documento de control que haya sido elaborado previamente en papel.

El documento deberá ser generado originalmente en formato electrónico y deberá incorporar en el propio PDF un código QR asociado a una dirección web única (URL).

Este enlace permitirá a los servicios de inspección de transporte consultar y verificar en tiempo real la autenticidad y la información contenida en el documento, facilitando así la trazabilidad durante los controles.

Por tanto, el simple escaneo de un documento físico para generar posteriormente un archivo electrónico no permitirá cumplir con la nueva obligación.

El DECA podrá llegar al conductor por distintos medios

La normativa no establece un único sistema para hacer llegar el documento electrónico al conductor. El DECA podrá remitirse por diferentes vías, entre ellas WhatsApp o correo electrónico.

También será posible que el conductor lleve una copia en papel a bordo del vehículo, siempre que esa copia incorpore el correspondiente código QR que permita acceder a la versión electrónica y verificarla.

De esta forma, la obligación de utilizar un documento de control generado electrónicamente no implica necesariamente que el conductor tenga que disponer de un dispositivo específico o consultar exclusivamente el documento desde un teléfono móvil.

Obligación de conservar los documentos durante un año

La obligación tampoco termina con la emisión y entrega del documento. Tanto los cargadores contractuales como los transportistas efectivos deberán conservar durante un periodo mínimo de un año los ficheros electrónicos generados.

El almacenamiento podrá realizarse mediante distintos sistemas, ya sea en un ordenador o servidor propio o mediante servicios externos de almacenamiento en la nube.

Esta obligación de conservación añade otro elemento que las empresas deberán valorar al elegir una solución tecnológica, especialmente en aquellos servicios que incluyan almacenamiento de los documentos generados.

Comparar precios y prestaciones antes de contratar

La próxima entrada en vigor del DECA está generando un mercado creciente de aplicaciones y servicios destinados a facilitar el cumplimiento de la nueva normativa. Ante la variedad de ofertas, el precio no debería ser el único criterio de elección.

Las empresas de transporte deberán comprobar especialmente que la solución permite generar el documento electrónico desde su origen, incorporar el código QR y la URL exigidos, incluir todos los datos obligatorios y conservar los ficheros durante el periodo establecido.

Las diferencias de precio existentes entre las soluciones disponibles hacen recomendable comparar varias alternativas antes de contratar, especialmente cuando se trata de servicios básicos que deben cumplir unos requisitos legales comunes.