REPORTAJE / DeCA: un paso más en la digitalización del transporte

El 5 de octubre de 2026 marcará un cambio importante en la documentación que acompaña a los transportes de mercancías por carretera en España. A partir de esa fecha, el Documento de Control Administrativo (DeCA) deberá ser necesariamente digital en el transporte público interior de mercancías por carretera. La obligación deriva de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, y ha sido desarrollada técnicamente por la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.

El cambio no supone crear un nuevo documento con nuevas obligaciones de información. El DeCA es la versión digital del documento de control administrativo que ya exige la normativa de transporte. Lo que cambia fundamentalmente es la forma de generarlo, conservarlo y ponerlo a disposición de los servicios de inspección.

Para los autónomos y pequeñas empresas de transporte, la principal consecuencia práctica será tener un sistema que permita generar el documento antes de comenzar el servicio, conservarlo durante el periodo exigido y facilitar al conductor una copia electrónica o impresa con el correspondiente código QR.

Por tanto, se puede decir que para el transportista, el cambio fundamental será pasar de "llevar el documento" a garantizar que el documento electrónico existe, está correctamente generado, puede consultarse mediante un QR y permanece disponible para la Administración.

¿Quién está obligado a utilizar el DeCA?

La obligación afecta al transporte público interior de mercancías por carretera, es decir, a los transportes cuyo origen y destino se encuentran en España, con las particularidades previstas legalmente.

También están incluidos los transportes de cabotaje realizados en territorio español. Por el contrario, los transportes internacionales que atraviesan España se rigen por los documentos de control establecidos en los correspondientes convenios internacionales y quedan fuera de esta obligación específica de digitalización.

El documento de control debe formalizarse, con carácter general, por cada envío en el que se materialice un contrato de transporte público de mercancías.

Existen, no obstante, determinadas operaciones excluidas del documento de control, entre ellas los transportes que no requieren autorización previa, las mudanzas, determinados transportes de vehículos accidentados o averiados y determinados servicios de paquetería y reparto de envíos de reducido número de bultos que puedan ser manipulados por una persona sin ayuda adicional.

Además, una carta de porte u otra documentación de transporte puede servir como documento de control siempre que incluya todos los datos exigidos por la Orden FOM/2861/2012.

¿Quién debe generar el DeCA?

La obligación de documentar los envíos corresponde a dos figuras:

El cargador contractual, que es quien contrata directamente con el transportista efectivo, y el transportista efectivo, es decir, quien realiza materialmente el transporte al amparo de su autorización.

La normativa también reparte las responsabilidades sobre los datos. Desde la modificación introducida por la Orden TRM/282/2026, el cargador contractual responde de la exactitud o ausencia de los datos relativos a las partes, origen y destino y mercancía, mientras que el transportista efectivo responde de los datos relacionados con la autorización especial, la fecha y el vehículo.

Esto es especialmente relevante para un autónomo: no debe asumir automáticamente la responsabilidad por todos los datos que figuran en el documento si él no es quien los aporta.

El DeCA debe estar creado antes de iniciar el transporte

El sistema informático utilizado debe transformar los datos conocidos en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio.

Además, la aplicación debe registrar la fecha y hora de creación del documento y también las modificaciones que se produzcan posteriormente. Esto significa que no será suficiente con elaborar el documento cuando el camión ya esté circulando y se produzca una inspección.

La otra gran pregunta que se hacen muchos profesionales  es si ¿Se puede modificar durante el viaje? Y la respuesta es Sí, pero no mediante anotaciones manuscritas sobre una copia.

En el caso de que durante el transporte fuera  necesario modificar los datos, existen dos posibilidades:

• Modificar el PDF existente, incorporando los nuevos datos y el motivo del cambio y conservando los datos anteriores para garantizar la trazabilidad.
• Generar un nuevo PDF con todos los datos actualizados, conservando el documento original.

En ambos casos, el nuevo documento o el documento modificado debe hacerse llegar al conductor.

¿Cómo funcionará una inspección en carretera?

La normativa exige que durante el servicio puedan acceder a él los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre y los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera.  El procedimiento pretende simplificar el trabajo tanto del transportista como de los agentes.

Cuando los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre o los agentes encargados de la vigilancia soliciten el documento, el conductor deberá mostrar:

• El DeCA con su código QR; o
• En su defecto, únicamente el código QR.

El agente podrá utilizar el código para acceder directamente al PDF almacenado en el repositorio correspondiente (que garantice su disponibilidad para las inspecciones en carretera)  y descargarlo.

La URL debe estar disponible durante todo el servicio. Una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del transporte, puede desactivarse la descarga mediante esa dirección.

Esto supone que el autónomo debe asegurarse de que el sistema utilizado funciona correctamente y de que el enlace asociado al QR permite acceder al documento cuando se realiza una inspección. La URL debe permitir  la descarga directa del PDF sin necesidad de autenticación.

Además, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar los documentos electrónicos generados durante al menos un año. Cada uno puede disponer de su propio repositorio, siempre que el otro pueda descargar los documentos durante ese periodo.