¿Cómo afectará el sistema Verifactu a los autónomos?

En unos pocos meses entrará en vigor el nuevo reglamento para programas de facturación. Y con él, se pondrá en marcha el famoso sistema Verifactu, una herramienta que servirá a los autónomos y empresas para remitir sus facturas a Hacienda en tiempo real.

Si eres autónomo o empresario y todavía no sabes cómo funcionará el nuevo sistema Verifactu, si es opcional u obligatorio, y cuando entrará en vigor, sigue leyendo.

¿Qué es VeriFactu?

Verifactu es el nombre del nuevo sistema de facturas verificables que ha desarrollado la Agencia Tributaria y que está incluido el reglamento para los programas de facturación. Esta ley entrará en vigor a partir de julio de 2025 y cambiará por completo los software que usan las empresas para emitir facturas electrónicas.

Una vez esté en vigor este sistema, todos los programas de facturación que se vendan en España deberán incluir la funcionalidad Verifactu. 

A través de esta herramienta, las empresas y autónomos podrán enviar sus facturas a la Agencia Tributaria en tiempo real, asegurando que los registros contables sean exactos y no manipulables. De esta manera, los empresarios podrán certificar a Hacienda, a sus clientes y a sus proveedores que la factura se ha emitido correctamente y que es 100% real. 

Esta verificación se hará a través de programas de facturación homologados, que incluirán un distintivo en cada factura para indicar que ha sido registrada y supervisada por Hacienda.

¿Cómo afectará VeriFactu a los autónomos y empresas?

La herramienta Verifactu tiene varios objetivos, como el control fiscal, la simplificación de las tareas administrativas e impuestos, y la mejora de la imagen de transparencia para las empresas que lo utilicen.

En primer lugar, Verifactu busca dotar de mayor transparencia al proceso de facturación, evitando prácticas fraudulentas como la emisión de facturas falsas o la manipulación de datos contables. Al enviar la información en tiempo real a la Agencia Tributaria, se garantiza que cada operación quede registrada de manera inmediata y sin posibilidad de alteración posterior.

Pero este sistema también tiene beneficios para los propios contribuyentes. Automatizar el proceso de facturación puede reducir la carga administrativa y minimizar errores en la declaración de impuestos.

En un futuro no muy lejano, al contar con facturas verificadas de forma automática, los autónomos y empresas podrían tener más fácil autocompletar sus libros contables y modelos fiscales, lo que podría traducirse en un ahorro de tiempo y recursos.

Otro punto a favor de VeriFactu es la tranquilidad que aporta a autónomos y empresas. Al emplear un sistema validado por Hacienda, se disminuye el riesgo de sanciones por errores involuntarios en la facturación. Además, este sistema podría aportar una imagen de transparencia de cara a clientes, proveedores e incluso bancos.

Por supuesto, esta imagen también será para los propios funcionarios de Hacienda, que es probable que hagan menos comprobaciones a los empresarios que utilicen Verifactu y tengan todas sus facturas verificadas, que a los que no.

¿Es obligatorio VeriFactu?

A día de hoy, VeriFactu no es obligatorio. De momento, el reglamento para programas de facturación dice que su uso es completamente voluntario para los autónomos y empresas.

Eso sí, la ley sí establece como obligatorio para los fabricantes que todos sus programas de facturación ofrezcan la posibilidad de activar esta funcionalidad. Esto significa que cualquier persona que utilice un software de facturación podrá decidir si quiere enviar sus registros de manera automática a la Agencia Tributaria o continuar con el sistema tradicional.

Sin embargo, aunque su adopción no sea obligatoria, sí es recomendable. La digitalización de los procesos contables es una realidad y contar con el sistema VeriFactu podría suponer una ventaja a medio y largo plazo.

Ojo, al margen de la obligación de usar o no Verifactu, lo que sí está claro es que dentro de poco (cuando se apruebe el reglamento de la Ley Crea y Crece), las empresas deberán emitir obligatoriamente sus facturas a través de medios electrónicos. 

Y estas facturas deberán emitirse a través de programas certificados y que cuenten con la posibilidad de activar Verifactu. A día de hoy existen en el mercado diversos programas de facturación para autónomos que ya están actualizados a las nuevas normativas.

Fechas de entrada en vigor de VeriFactu

El proceso de implantación de VeriFactu se llevará a cabo de forma progresiva. A partir de julio de 2025, los desarrolladores de software de facturación solo podrán comercializar programas homologados que cumplan con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. 

Esto significa que a partir de julio de este año, todos los nuevos programas de facturación que se comercialicen en España deberán incluir la opción de activar VeriFactu.

A partir de enero de 2026, las empresas (sociedades mercantiles) ya tendrán que tener sus programas de facturación actualizados a la nueva normativa -incluida la opción de Verifactu-. 

Finalmente, en julio de 2026, la obligación se extenderá a los autónomos persona física, que también deberán contar con un software de facturación adaptado a la normativa VeriFactu.

Diferencias entre un programa VeriFactu y uno no VeriFactu

Aunque todos los programas de facturación incluirán la opción de activar VeriFactu, los usuarios podrán decidir si lo emplean o no. La diferencia principal entre un programa con VeriFactu y uno sin esta funcionalidad radica en la forma en que se envían los datos a la Agencia Tributaria. 

Mientras que los primeros transmiten la información en tiempo real, los segundos siguen funcionando de manera tradicional, sin contacto automático con la Agencia Tributaria.

Además, los programas VeriFactu incluirán una frase a modo de identificador en cada factura, indicando que ha sido verificada por Hacienda. Esto podría traducirse en una menor probabilidad de ser seleccionado para inspecciones fiscales, ya que el contribuyente estará demostrando una mayor transparencia en su contabilidad. Por supuesto, también mejorará la imagen de la empresa.

Otro aspecto relevante es la custodia de los documentos: mientras que con VeriFactu la Agencia Tributaria se hace cargo del almacenamiento de los registros enviados, en los programas tradicionales la obligación de conservar las facturas recae íntegramente sobre el contribuyente.

En cuanto a la flexibilidad, los programas VeriFactu requieren una conexión continua con Hacienda y deben cumplir con ciertos requisitos de certificación. Por el contrario, los programas que no adopten esta funcionalidad ofrecen mayor libertad, ya que no requieren una sincronización constante con la Agencia Tributaria.