Gestión de flotas: La llave para mejorar la eficiencia

 

Los sistemas de gestión de flotas se han convertido con el paso de los años en una herramienta indispensable para cualquier empresa de transportes, independientemente del tamaño de su flota. Consumos de combustible, estilo de conducción, posicionamientos de cada vehículo, mantenimientos  y un sinfín de parámetros más son factores sobre los que los gestores de flotas pueden actuar para reducir los costes.

 

El sector del transporte por carretera en España es uno de los más grandes de la Unión Europea. Mientras que el 77% de los bienes se transportan por carretera en la UE, en España este porcentaje llega al 95%. España es el cuarto país con más toneladas transportadas por carretera, tras Alemania, Francia y el Reino Unido; y el segundo país con más vehículos comerciales ligeros (4,5 millones), después de Francia.

Además del enorme volumen del sector, hay una serie de factores adicionales que hacen de España un país muy propicio para los sistemas de gestión de flotas. Es un sector muy fragmentado, con más de 100.000 compañías dedicadas al transporte. Las 200 más grandes forman el 38% de la facturación total del sector, y las 20 más grandes suman el 17% del total. Hay una marcada tendencia a la concentración de flotas, con una desaparición del número de empresas del 4% anualmente.

Las complicaciones del sector, con elevados costes y el bajo margen de negocio, alrededor del 3% de media, son también factores propicios para la gestión de flotas al haber un gran espacio de mejora y optimización..

Poder ofrecer a un cliente información en tiempo real sobre  dónde se encuentran los vehículos en cualquier momento, el tiempo estimado de llegada a su destino, o si un pedido llegará fuera de plazo es un valor añadido

Ahora bien, ¿cómo es el mercado de la gestión de flotas en España? Según un estudio llevado a cabo por la Asociación Española de Gestores de Flotas y Movilidad (AEGFA) en colaboración con Michelin Connected Fleet, el 63% de las empresas españolas (con carácter general) lleva a cabo la gestión de flotas con recursos propios y solo el 17% recurre a terceros para gestionar la gestión de su flota.

Además, el estudio constata que el grado de madurez tecnológica en lo que a gestión de los costes de la flota se refiere es todavía bajo. De hecho, el 45% todavía gestionaría dichos costes con hojas de cálculo y un 15% lo haría con un programa de desarrollo propio, según el estudio de AEGFA.

Si hablamos de las razones por las que estas empresas tienen contratado un servicio de gestión de flotas, el estudio releva que el 62% lo hace principalmente por el seguimiento y monitorización de los vehículos, mientras un 58% argumenta motivos de seguridad y un 54% de control de costes. Hay que bajar hasta un porcentaje del 23% para encontrar motivos relacionados con el medio ambiente, aunque esto podría cambiar a corto plazo con la irrupción de la electromovilidad en el transporte de distribución urbana y el cambio de paradigma que esto supone para las empresas.

Obsesión por medir

Vivimos en la era de la comunicación y como tal, los datos han adquirido un papel trascendental en la gran mayoría de actividades. Hoy en día, todo puede ser medido y el transporte por carretera no es una excepción, sino más bien todo lo contrario: un camión actual puede llevar en su interior cientos de sensores que arrojan datos constantemente sobre el funcionamiento del vehículo, su posición, etc, etc. Y gracias a la conectividad en los vehículos, los datos que éstos proporcionan pueden ser recogidos, almacenados y analizados para mejorar la eficiencia. Desde el gasto de combustible, a las horas de trabajo y descanso, pasando por las rutas y los lugares en los que se ha parado, todos estos datos pueden ayudar a optimizar el uso de los vehículos y, sobre todo, ayudar a tomar decisiones más informadas.

Ahora bien, el Big Data, esa corriente de acumulación masiva de datos que lo impregna todonos perm ite recoger  una enorme cantidad de información directamente del vehículo sobre aspectos como ralentí, velocidad, frenadas, tiempos de conducción etc, etc, pero por si sola no nos va a servir de mucho. Aquí es donde los sistemas de gestión de flotas, apoyados en una clasificación de la información a través de los llamados “informes inteligentes”, nos van a ayudar a analizar e interpretar esa información para poder extraer la información verdaderamente relevante que nos permite actuar sobre las disfunciones de la operativa de la empresa.

Gracias a la conectividad en los vehículos, los datos que éstos proporcionan pueden ser recogidos, almacenados y analizados para mejorar la eficiencia de toda la flota

Áreas de trabajo

Las sistemas de gestión de flotas han adquirido una relevancia diríamos que fundamental para cualquier flota de transporte profesional, más si cabe en el contexto actual en el que la rentabilidad de las empresas está bajo mínimos y cualquier beneficio que se pueda conseguir aumentando la eficiencia  de los procesos inherentes a la actividad se antoja fundamental.

En términos generales podríamos decir que un sistema de gestión de flotas puede aportar beneficios en al menos estas áreas de trabajo:

Planificación y control: La telemática para vehículos ofrece una vista general completa y clara de dónde están los conductores y vehículos en todo momento. De esta menara se puede saber, por poner un ejemplo, cuál de los vehículos de la flota podría asumir un trabajo extra, porque sabemos en tiempo real donde está y cuánto tiempo de espera tiene en las instalaciones de un cliente. ¿Que conseguimos? Una planificación más eficaz y una comunicación más eficiente con los conductores de la empresa.

Mayor productividad: Consecuencia directa de una mejor optimización de  las rutas, incluso  evitando  el tráfico en tiempo real, se consigue una mayor productividad, pues los conductores podrán encargarse de más trabajos o entregar más pedidos en el mismo tiempo.

• Menores costes: Todo ello, nos lleva al objetivo principal de reducir nuestros constes de explotación, actuando y mejorando en aspectos clave para la empresa como el consumo de combustible, la  reducción de los daños por incidentes e incluso el mantenimiento.

Registro de tiempos de trabajo: La telemática realiza un registro del momento en que un vehículo empieza a moverse o para. De esta forma, es fácil comprobar el inicio y el fin de la jornada de un conductor. Esto significa que el mantenimiento de registros de las horas de conducción ya sea con fines normativos, de pago de nóminas o de facturación, se puede realizar automáticamente.

Cumplir con la normativa 

Teniendo en cuenta que el 40% de todos los accidentes de tráfico relacionados con falta de sueño está protagonizado por conductores de vehículos comerciales es fácil ver el peligro de no seguir las normas. Es por ello que cumplir la ley del uso del tacógrafo es esencial cuando se planifican las rutas y los horarios, con el objetivo final de el cumplimiento de esta no suponga un obstáculo en el desarrollo del negocio.

Eso sin contar con el coste añadido que suponen las cuantiosas sanciones que estipula la normativa europea sobre tiempos de conducción y descanso en el transporte profesional. De hecho, según el estudio llevado a cabo por Weebfleet, entre las empresas de transporte europeas durante los últimos 12 meses, el 52 % ha sido objeto de inspecciones en sus oficinas acerca del cumplimiento de las horas de conducción,  el 43 % ha sido objeto de inspecciones en carretera entre 1 y 5 veces y el 41 % ha cancelado entre 1 y 10 trabajos debido a la falta de visibilidad de las horas restantes del día de los conductores. Como colofón, la encuesta revela como la mitad de los empresarios considera que es difícil obtener los datos de disponibilidad de los conductores que se necesitan con fines de planificación.

Una solución de gestión de flotas ofrece todos los datos que necesitas sobre el rendimiento de los conductores, y poder  adoptar medidas que fomenten una conducción más económica con consejos para evitar acciones costosas como la aceleración innecesaria y la frenada brusca

El método tradicional de descargar manualmente los datos del tacógrafo mediante USB o dongle para después presentar la información en la oficina es una continua fuente de frustración para muchas empresas de transporte.

A pesar de todo, según el estudio de  Weebfleet, el 18 % de las empresas de transporte de toda Europa aún utiliza la descarga manual, una actividad costosa en términos de hora-persona. Esta encuesta destaca que alrededor del 40% de los encuestados dedican hasta 30 minutos por mes y por vehículo a esta actividad, mientras que un 18% invierte toda una hora. “Si se aplican estos datos a una flota de 50 o 100 vehículos, queda patente el impacto negativo sobre la productividad”, afirman.

La gestión de flotas y la transición energética

Tras analizar los datos de conducción anonimizados y agregados de 100.000 vehículos comerciales conectados en su plataforma durante un período de 12 meses, y basándose en la distancia de conducción diaria, Webfleet Solutions estima que el 61% de los vehículos comerciales de Europa podrían ser sustituidos por vehículos eléctricos.

Las flotas electrificadas permiten a los operadores ahorrar combustible y dinero, y contribuyen a reducir las emisiones de CO2. Sin embargo, con el creciente impulso de las flotas electrificadas surgen apremiantes retos. La denominada range anxiety (ansiedad del conductor por miedo a quedarse sin batería) y la percepción de que faltan infraestructuras para vehículos eléctricos -son solo algunas de ellas. 

Compañías como Michelin Connected Fleet está implementando en su solución de gestión de flotas nuevo módulo de transición del vehículo comercial ligero de combustión al  vehículo electrificado, con el que asesorar a los clientes  sobre cuáles de los servicios de su flota están preparados para la electrificación. Actualmente la plataforma ya brinda un tratamiento específico para los vehículos electrificados, que recoge información sobre rutas recomendadas, puntos de carga, nivel de la batería y análisis de costes según el tipo de carga.

UTA SmartConnect: objetivo optimizar la gestión de flotas

UTA, uno de los principales proveedores de tarjetas de repostaje y servicios de Europa y parte del grupo Edenred, ha presentado su nueva solución telemática UTA SmartConnect®, desarrollada como empresa proveedora de servicios de movilidad con el objetivo de simplificar la gestión de las flotas. La nueva herramienta está vinculada al dispositivo UTA One®, de forma que las ventajas de los servicios telemáticos y los servicios de peaje están combinados en un solo dispositivo.

Con UTA SmartConnect®, las empresas de transporte estarán conectadas en todo momento a su flota en todo el territorio europeo. Mediante la localización por GPS, es posible predecir la posición y la ruta de cualquier vehículo con rapidez y facilidad, además de calcular con exactitud cuánto tardará en llegar a su destino, advirtiendo a los conductores con antelación de las incidencias de tráfico, de manera que se puedan tomar rutas alternativas.

El sistema registra todas las actividades de desplazamiento, por ejemplo, la ruta recorrida y el consumo de combustible. Además, gracias a los avisos automáticos, se controla que el repostaje de los vehículos sea eficiente.

Alfonso Díaz, director general de UTA España: «Gracias a la función telemática, el popular dispositivo UTA One® ofrecerá un rendimiento aún mejor. El paquete completo formado por la solución telemática y el servicio de peaje a nivel europeo contribuye a la creación de una movilidad lo más sencilla, cómoda y económica posible para nuestros clientes. Seguimos innovando de manera continua para ser la empresa referente de nuestro sector, siguiendo siempre nuestra máxima de 'simplificar la movilidad' en toda Europa».

También para pequeñas flotas

En muchas empresas medianas y pequeñas es el propietario o empresario el que también tiene que estar pendiente de su flota de vehículos y de los imprevistos que puedan surgir, labor que tiene que compatibilizar con otras tareas específicas de su cargo, como las visitas a clientes o la generación de nuevo negocio.

Asimismo, independientemente del tamaño de la empresa y se cuente con un gestor de flotas o no, los problemas en la carretera pueden aparecer en cualquier momento y lugar, no necesariamente en horario de oficina. Tradicionalmente se piensa que los sistemas de gestión de flotas sólo son útiles para empresas con una gran dimensión de flota de vehículos, pero el mercado ofrece hoy en día soluciones adaptadas y muy asequibles para cualquier tipo de empresa, normalmente sistemas de gestión de flotas que son compatibles con los dispositivos móviles,  y que nos permiten administrar los vehículos, las órdenes de trabajo, planificar las rutas o solventar cualquier situación imprevista desde cualquier sitio y sea la hora que sea.

Más información en: Sector.

 

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